💠ماذا تعرف عن إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية ؟ أحدثت المعلوماتية ونظم الإتصالات الإلكترونية في وقتنا المعاصر ثورة حقيقة وانقلابا جذريا على الأساليب التقليدية في معالجة المعلومات والوثائق والملفات وحفظها وتداولها، بناء على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في عملية الأرشفة وحفظ المستندات والوثائق والملفات، بما سيلزم المؤسسات والوزارات والشركات والمكاتب الحكومية والأهلية على اختلافها التحول إلى استخدام البرمجيات المتخصصة لحفظ المستندات والوثائق والمراسلات ، وتعتبر الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونياً من أهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات والتقليل من تخزين الورق ومخاطر تلف الأوراق، والحد من التكلفة. إذ تستخدم نظم إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية في متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو حفظ صور عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة أرشيف الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة وثائق ومعلومات المؤسسة بأنواع تعاملاتها كافة من حفظ معلومات الأصول المالية، التعاقدات مع مؤسسات الدولة والشركات، .....💠اهم خصائص ومميزات الارشيف الالكتروني:إن من مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الأرشيف بإعداد هيكلية خاصة للمؤسسة في حفظ وثائقها ومستنداتها في بداية أعمالها مما يسهل الاستنساخ في عدة أشكال بسرعة وبأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الشبكة الداخلية خاصة ومؤمنة أو عبر شبكة الإنترنت العالمية ... ويمكن للأرشيف أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم متمتعا بالخصائص التالية:1️⃣ توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك .2️⃣ ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها .3️⃣ سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة .4️⃣ سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق .5️⃣ مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل النظام .6️⃣ تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق .7️⃣ سرعة الوصول للمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدمات لهم .8️⃣ تفادي حصول الأخطاء في عملية الأرشفة في المجلدات المخصصة لأنه يتم الأرشفة وفق هيكلية منظمة مسبقا .9️⃣ التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .🔟 المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات .1️⃣1️⃣ الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص .وبذلك يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية.#الحشد_الشعبي #المديرية_العامة_لتكنولوجيا_المعلومات_والإتصالات / #مديرية_الحكومة_الإلكترونية#e_gov#مصطلح_ومعلومة
القياس:
860 x 514
حجم الملف:
43.53 Kb
