نظام تدفق العملWorkflow

بقلم :  أحمد النيبفي ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الإهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الإحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ،إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرتدائما كحلقة الضعف في سلسلة الإجرائات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات .وكنتيجة لما سبق فقد ظهرت تقنية جديدة تغلبت على معظم المشاكل التي تواجه المؤسسات في تسيير أعمالها وهو ما سنتكلم عنه إن شاء الله في هذه التدوينة المكونة من خمس أجزاء ، نفصل من خلال هذه الأجزاء كافة الجوانب التعريفية لكافة تفاصيل هذه التقنية والتي تبنتها مؤسسات عالمية وعربية مرموقة ..ما هو ال ( Workflow ) ؟– لا يوجد مصطلح علمي ” عربي “معتمد يصف هذا المصطلح الاجنبي إلا أنه جرت العادة على تقسيم هذا المصطلح إلى جزئين وترجمة كل جزء على حدة للوصول إلى معنى يعبر بشكل كافي عن المعنى المقصود به من المطلح الاجنبي حيث يترجم الجزء الأول– ( Work ) بـ “عمل” أما الجزء الثاني ( flow ) فيترجم بـ “تدفق” لنحصل على ترجمة مقبولة للمصطلح الأصلي وهي ” تدفق العمل ” ، وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم إستخدام هذه الترجمة في هذا التقرير .–  يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الإستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة .–  يتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة .(تابعوا المقال بعد الفاصل )ما هو ال ( Workflow Management System ) ؟بحسب الطريقة السابقة تم ترجمة هذا المصطلح الاجنبي إلى ” نظم إدارة تدفق العمل ” . و هي عبارة عن حزمة من البرامج والتطبيقات والتي تستخدم لدعم وإدارة وإجراء” تدفق عمل ” .إن العديد من هذه الأنظمة توفر إمكانية القيام بعملية تقييس وتحليل لعملية , ” تدفق عمل ” معينة للحرص على معرفة نقاط الضعف أو المشاكل اللتي تواجه هذا الإجراء وبالتالي التغلب عليها لضمان سير عملية أو إجراء ” تدفق العمل ” على أفضل وجه ممكن .معظم هذه الأنظمة تتكامل مع أنظمة أخرى كأنظمة قواعد البيانات ، البريد الإلكتروني … إلخ ، هذا التكامل يوفر بنية و أساس قوي لتوثيق جميع الإجراءات أو عمليات” تدفق العمل ” ، بالإضافة إلى توفير إمكانية إستفادة ( تكامل ) أنظمة أخرى مع النظام الحالي .مميزات نظم إدارة تدفق العمل :– أدوات للتعريف بالمعاملات :أداة إما رسومية أو نصية للتعريف بمعاملة معينة ( جديدة ) .أي حدث أو أجراء ضمن معاملة يجب أن ينتمي إلى موظف ضمن حدود متطلبات المعاملة أو بجهاز يؤدي وظيفة معينة خاصة بالمعاملة .– المحاكاة والنمذجة :بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية لمحاكاة ونمذجة ( عمل نماذج من الأجهزة والإجرائات والشروط والموظفين ) لبيئة العمل الخاصة بمعاملة معينة ، لفحص وإختبار جودة الأداء في حدود بسيطة قبل طرحه للإستخدام .– إنشاء معاملة جديدة والتحكم بها :طلب معاملة جديدة ( من قبل العميل ) وتسييرها وفقاً للإجرائات والخطوات المترافقة مع هذه المعاملة ” تدفق العمل “.– آليه لإتخاذ القرار :توجد شروط أو قوانين خاصة بكل عملية أو إجراء أو خطوة تقوم بها هذه العملة توضح كيفية الربط بين هذه الخطوات وربط المتطلبات الخاصة بها وإتخاذ القرارات وفقاً لهذه الشروط .– توجيه الوثائق :تمكن هذه الميزة من إضافة التعليقات والتعليمات من أي من المستخدمين أو الأجهزة الخاصة بنظام تدفق العمل واللتي تدلل على شيء معين ، هذه الخدمة لا تؤثر إطلاقاً على المستند الأصلي .– الأدوات المضمنة :مجموعة من البرامج والأدوات الإضافية اللتي قد تكون هناك حاجة لإستخدامها في تنفيذ خطوة معينة تتعلق بهذه المعاملة مثل معالج الكلمات أو معالج الصور أو غيره من الادوات الإعتيادية ( التقليدية ) .– توفير قوائم بالأعمال والمهام :ضمن حدود نظام إدارة تدفق العمل يوجد مجموعة من الأشخاص والأجهزة التي تقوم بإتمام خطوة ضمن الخطوات المخصصة لإنهاء معاملة معينة كل جزء من هذه المنظومة قد يصل له أكثر من مهمة لأدائها في نفس الوقت ، هذه الأداة تقوم بترتيب هذه المهام وفق أهميتها ونوعها .– تنفيذ الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً :يمكن تنفيذ مجموعة من الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً ، ككتابة رسالة مثلاً أو إرسال طلب إلى طرف أخر في المنظومة لإنهاء إجراء معين .– منبه للأحداث المتعلقة بمعاملة معينة :قد تتطلب بعض الإجرائات تفاعل معين من قبل صاحب المعاملة مثلاً التوقيع على مستند معين أو دفع رسوم معينة أو إعلامه بإنتهاء المعامله كل هذه الإجرائات واخرى متعلقة تنفذ من قبل هذه الاداة .– موزع للرسائل والبريد :أداة توفر خدمة لإرسال وإستقبال الرسائل والبريد ضمن حدود المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” .– مراقب الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة :يمكن النظام من متابعة الإجرائات والمواعيد الخاصة بكل معاملة خطوة بخطوة أولاً بأول .– الوصول إلى معلومات من خلال الإنترنت :بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية الوصول ومتابعة المعاملات من خلال الإنترنت ، بالإضافة إلى توفير إمكانية أداء أو الإطلاع على معلومات وشروط وأخداث متعلقة بمعاملة معينة دون الحاجة إلى الحضور الشخصي إلى المؤسسة.– الإدارة والأمان :توفير نظام متكامل لإدارة المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” من خلال التحكم وتوزيع الصلاحيات الأمنية والتنفيذيه والتحكم بعملية النسخ الإحتياطي والإستعادة والعمليات الأمنية ومراقبة النظام وكل ما يخص الإدارة والأمان .|| أنتهى الجزء الأول أتمنى أن يلاقي هذا الجزء القبول والتشجيع ( هذي أول تدوينه لي ) وأي إستفسار أنا جاهز…